（来源：石嘴山档案）
档号是档案的身份标识，在馆藏档案中档号应是唯一的。在编制档号的时候一定要注意档号的组成结构，确保各组成项准确无误。档号如果不规范，档案的整理和数字化，甚至连档案管理都谈不上规范化。
新手档案员应当弄清楚档号的内涵，知道什么是档号，档号的各组成部分都表示什么，知其然才能知其所以然，才能有的放矢，才能举一反三，触类旁通。
01
“档号”是什么？
简言之，档号就是档案的身份编号，这个编号唯一、固定且有规律。
02
“档号”的特征
2.1档号具有唯一性
“档号”就是这一卷或这一件档案的身份标识（即ID），这个身份标识具有唯一性，至少在本档案馆或本档案室是唯一的。
2.2档号具有固定性
确定好档号编制规则后，档案的档号就是固定的，不变的。
2.3档号具有规律性
档号要能够反映档案的排列顺序，一般档案的整理规范就是分全宗、分门类、分类别、分项目、分期限、分年度，档号能够体现档案整理的规律性。
03
档号的组成项
档号的组成项可包括以下内容：
全宗号、档案门类代码、类别号、项目号、目录号、案卷号、件号、页号、保管期限、年度等。
3.1全宗号
全宗号即档案所属全宗的代码。一般采用4位代码标识全宗号，其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识顺序号。
3.2类别号
类别号是指按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。可以根据档案的类型设置多级类别层次，一般采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号，不应有重号。
3.3档案门类代码
档案门类代码即档案所属门类的代码，一般采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。
如：文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。
3.4项目号
项目号指产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号。
3.5目录号
目录号指全宗内案卷所属目录的代码。
3.6案卷号
案卷号指案卷排列的顺序代码。按组或册整理的档案可用组号或册号。
3.7件号
件号指归档的文件排列的顺序代码。
3.8页号
页号指案卷内文件每页排列的顺序代码。
3.9年度
采用4位阿拉伯数字标识文件（档案）的形成年度。
3.10期限
采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识保管期限。以代码“Y”标识永久，“D30”标识30年，“D10”标识10年。
04
档号的结构
4.1以卷为整理单位的档案
4.1.1按“卷”整理的档号结构
按卷整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。
4.1.2结构说明
“×××”不代表各代码所占的位数。结构中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）相隔。结构中的各元素均属类别号，为同级代码，同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。
4.2以“件”为整理单位的档案
4.2.1按“件”整理的档号结构
按件整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。
4.2.2结构说明
“×××”不代表各代码所占的位数。结构中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）相隔。结构中的各元素均属类别号，为同级代码，同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。
4.3“-”和“•”的使用
4.3.1符号名称
“-” 连接号
“•” 间隔号
连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。
4.3.2使用要求
（1）上、下位代码之间用连接号“-”相隔
全宗号、类别号、案卷号、件号之间一般使用“-”进行连接。
如：全宗号-类别号-案卷号-件号
J012-RS-0012-003
说明：J012为全宗号，RS为档案门类代码（人事档案），0012为案卷号，003为件号。
（2）同级代码之间用间隔号“•”相隔
一级类别号（档案门类代码）二级及三级类别号、项目号、目录号、年度、保管期限代码、机构/问题代码都属于“类别号”大范畴之类，相互之间一般使用“•”进行连接。
如：全宗号-档案门类代码·年度·保管期限·机构/问题代码-件号
J109-WS•2021•D30•002-003
说明：J109为全宗号，WS为档案门类代码，2021为年度，D30为保管期限代码，002为问题代码（党务），003为件号。
05
档号和档号章的关系
5.1什么是档号章？
档号章是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。
文书档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，根据最新的《归档文件整理规则》要求，归档文件以“件”为单位整理。归档文件在整理的过程过程中，需要加盖档号章，档号章的组成项和档号的各部分是一致的，互为映衬，互为依托。
5.2文书档号章的样式
《归档文件整理规则》规定，文书档案的档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。
5.3文书档号章的填写要求
①依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章；
②盖在每“件”的首页——上端——居中——空白处；
③一般使用红色印泥；
④填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。
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